wie sie im handumdrehen ihre personalakte digitalisieren
​

  • Für SAP-Nutzerinnen und -Nutzer
  • ​Personalabteilungen und ihre Herausforderungen
  • DSGVO im HR-Bereich

schritt-für-schritt-anleitung für SAP-nutzerinnen und -nutzer

In vielen Unternehmen nimmt die Digitalisierung immer mehr Fahrt auf. Verschiedene Standorte, flexible Arbeitszeiten und verstärkte Nutzung des Home-Office lassen Betrieben oft gar keine andere Wahl, als sich von manuellen, papierbasierten Prozessen zu lösen und stattdessen verstärkt auf digitale Tools und Softwarelösungen zu setzen, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt. 

Insbesondere in der HR-Abteilung vieler Betriebe hat sich in den letzten Monaten einiges in puncto Digitalisierung getan. Im internen Unternehmensvergleich ist im Personalwesen die Digitalisierung der Arbeitsprozesse im Vergleich mit anderen Abteilungen bereits relativ weit fortgeschritten, wie eine bitcom-Studie (Seite 79) zeigt. 

Gerade die Personalakte ist eines der Themen im Personalbereich, das sich anbietet, um sich von manuellen Papierprozessen zu verabschieden, denn sie gehört zu den wichtigsten Aufgaben von HR-Mitarbeitenden und verlangt dementsprechend viel Zeitinvestment. 

Doch nicht nur der Zeitaufwand, der für die Pflege und Bereitstellung der papierbasierten Personalakte anfällt, ist ein Problem, mit dem sich Personalverantwortliche konfrontiert sehen. Mit der Digitalisierung der Personalakte begegnen sie weiteren Herausforderungen im Personalbereich. 

herausforderungen in der personalabteilung: viele dokumente, wenig transparenz

Insbesondere im Personalbereich fallen zahlreiche Dokumente und Informationen zu den Mitarbeitenden an, die in der Personalabteilung verwaltet werden müssen. Das können z.B. Arbeitsverträge sein, Lohnbescheinigungen, Arbeitsunfähigkeitsnachweise, Leistungsbeurteilungen und mehr. Diese papierbasiert zu verwalten, erfordert nicht nur entsprechend große Lagerkapazitäten, sondern bedeutet auch, dass die Dokumente händisch abgeheftet und verwaltet werden müssen. 

Doch auch nach Ablage der Dokumente in der papierbasierten Personalakte müssen diese weiterhin für Personalverantwortliche, Führungskräfte oder den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin selbst zur Verfügung stehen. Auch hier muss die Suche nach einem benötigten Dokument manuell erfolgen, was je nach Unternehmensgröße und Umfang der Unterlagen ein zeitaufwendiges Unterfangen sein kann. Hier gilt es außerdem genau zu berücksichtigen, wer welche Unterlagen einsehen darf. 

Befindet sich der anfordernde Mitarbeiter nicht am selben Standort wie die Personalabteilung, können die gewünschten Unterlagen unter Umständen nicht direkt zur Verfügung gestellt werden, sondern müssen womöglich auf dem Postweg geschickt werden. Das bedeutet nicht nur eine lange Wartezeit auf die gewünschten Informationen. Gleichzeitig können die Personalverantwortlichen währenddessen nicht auf die verschickten Unterlagen zugreifen. Es besteht außerdem immer die Gefahr, dass die Dokumente verloren gehen, da sie oft nicht korrekt an die Personalabteilung zurückgegeben werden. Schnell verliert man hier den Überblick, wo sich das entsprechende Dokument gerade befindet.  

Auch das Thema Datenschutz erschwert Personalverantwortlichen ihre Arbeit, denn gerade in der Personalakte befinden sich zahlreiche sensible Daten, die es zu schützen gilt, da Gesetze wie die DSGVO strenge rechtliche Vorgaben zur Speicherung machen. 

mitarbeitende entwickeln, nicht verwalten: mehr zeit für strategische arbeit. 

easy hr unterstützt Ihre Personalarbeit mit digitalen Personalakten und automatisierten Features. Sprechen Sie mit ihrem easy Experten oder ihrer Expertin, lassen Sie sich die Demo live vorführen und stellen Sie konkrete Fragen zu unserem Produkt.

live demo anfragen   zum produkt