im handumdrehen zu einem transparenten und DSGVO-konformen lebenszyklus von dokumenten  

tipp 1: systemvoraussetzungen prüfen und anpassen  

Im Rahmen eines zu planenden ILM-Projektes ist es sinnvoll, die vorhandenen Release-Stände des SAP-Systems zu prüfen und eventuell anzupassen. Die Grundfunktionalitäten des ILM sind in fast jedem einigermaßen aktuellen SAP-System verfügbar. Für die Nutzung von zusätzlichen Funktionalitäten, die von SAP ausgeliefert werden, ist eventuell ein höherer Release-Stand bereitzustellen. 

tipp 2: datenanalyse in allen applikationen durchführen

Bei der Analyse in einem ‚normalen‘ Archivierungsprojekt ist der Schwerpunkt auf die Reduktion des Belegvolumens gelegt. Die größten Datenbanktabellen werden analysiert und (falls vorhanden) den entsprechenden Archivierungsobjekten zugeordnet. So kommt man erfahrungsgemäß auf ungefähr 15 aktive Archivierungsobjekte (abhängig von den eingesetzten SAP-Modulen), mit denen man das Datenbankwachstum sinnvoll begrenzen kann. 

 

Unter Berücksichtigung der DSGVO ist es aber zusätzlich notwendig, flächendeckend alle Prozesse zu analysieren, die personenbezogene Daten beinhalten. Das betrifft die Standardapplikationen, einschließlich kundeneigener Tabellen sowie kundeneigene Applikationen. 

 

Bei Einbeziehung der personenbezogenen Komponente erhöht sich in der Praxis die Anzahl der Archivierungsobjekte in der Regel auf ca. 25 bis 30. 

 

Basis einer DSGVO-konformen Archivierung ist auch weiterhin die Datenarchivierung mit dem Archive Development Kit (ADK) im Hintergrund.  

 

SAP hat die Archivierungsobjekte um notwendige ILM-Funktionalitäten ergänzt. Deshalb sprechen wir nachfolgend nur noch von ILM-Objekten, die vom Namen her gleichlautend mit den Archivierungsobjekten sind. 

 

Unternehmen, die bereits in größerem Umfang die Datenarchivierung einsetzen, haben den Vorteil, dass für diese Objekte der Aufwand für den Umstieg auf ILM bedeutend geringer ausfällt, da der Prozess der Archivierung, der unter ILM gleich bleibt, sowie die Abstimmung und Realisierung von notwendigen Auswertungen für die Fachbereiche unter Einbeziehung archivierter Daten schon bekannt und realisiert ist. 

tipp 3: schnittstellen zu anderen systemen identifizieren 

Im Zuge der DSGVO ist es notwendig, personenbezogene Daten nach Ablauf der Aufbewahrungszeit nicht nur im Master-SAP-System, sondern auch in angeschlossenen SAP- und weiteren Nicht-SAP-Systemen (z.B. EASY-Archivsystem) zu vernichten, weshalb es für Ihr ILM-Projekt notwendig ist, sämtliche Schnittstellen zu anderen Systemen zu identifizieren. Das kann im Einzelfall bei komplexen Systemumgebungen ein sehr komplizierter und aufwändiger Prozess sein, weshalb ausreichend Zeit für diesen Schritt eingeplant werden sollte.  

tipp 4: attachments und drucklisten mit einbeziehen 

Attachments und auch Drucklisten (unstrukturierte Daten) können personenbezogene Daten beinhalten und sind somit in die ILM-Aktivitäten mit einzubeziehen. 

 

SAP hat standardmäßig Möglichkeiten bereitgestellt, diese Objekte gekoppelt mit den strukturierten Daten nach der geplanten Ablaufzeit der strukturierten Daten automatisch mitzuvernichten. 

tipp 5: archivdateien in ilm-dateien umsetzen 

Wenn bereits vor der ILM-Einführung archiviert wurde, ist es mit Standardmitteln nicht möglich, die Archivdateien DSGVO-gerecht zu vernichten. Deshalb wird von SAP ein Programm angeboten, das die herkömmlichen Archivdateien liest und mit den gültigen Aufbewahrungsregeln in ILM-Archivdateien umsetzt.  

 

Die ursprünglichen Archivdateien werden nach der Umsetzung vernichtet, da die neuen ILM-Archivdateien, die in der Regel jahresweise gesplittet sind, die ursprünglichen Belege komplett beinhalten.  

 

Die ILM-Dateien werden wie die neu erzeugten ILM-Dateien, mit einem Ablaufdatum versehen und befinden sich in der Systemumgebung völlig gleichberechtigt mit allen Funktionalitäten. 

 

Die Umsetzung ist auch für archivierte Belege mit angehängten Attachments zu empfehlen, da mit der Zerstörung der neu entstandenen ILM-Dateien auch die zugehörigen Attachments automatisch zerstört werden. Ohne eine Umsetzung der alten Archivdateien ist diese sehr praktische Funktionalität nicht nutzbar. 

tipp 6: aufbewahrungsregeln implementieren 

Aufbewahrungsregeln werden für jedes ILM-Objekt separat angelegt und steuern die Aufbewahrungsdauer von Belegen und Stammdaten. Sie beziehen sich meist auf die jüngsten Datumsfelder, da ab hier eine sinnvolle Interpretation der Aufbewahrungsdauer möglich ist.  

 

Neben einfachen Aufbewahrungsregeln, die nur eine Aufbewahrungsregel pro ILM-Objekt beinhalten, ist es vielfach auch notwendig, verschiedene Ausprägungen zu hinterlegen, so z.B. länderspezifisch für verschiedene Buchungskreise. 

 

Sollen sich die Aufbewahrungsregeln mit einer internen Logik auf noch zu berechnende Datumsfelder und auch eventuell gekoppelt auf zusätzlich noch zu berechnende Bedingungsfelder beziehen, so ist auch dies durch die Hinterlegung der Logik in BADI (Business Add-In) möglich. 

 

Um den Pflegeaufwand der Aufbewahrungsregeln bei komplexen Sachverhalten wie z.B. bei multinationalen Konzernen zu vereinfachen, kommt auch der Einsatz von Regelgruppen in Betracht. 

tipp 7: testumgebung bereitstellen 

Es hat sich als sinnvoll und effektiv herausgestellt, eine Testumgebung (Sandbox) bereitzustellen, um die teilweise komplexen Prozesse der ILM-Archivierung entkoppelt von den eigentlichen Systemen zu erstellen und unkompliziert testen zu können.  

 

Diese Vorgehensweise erspart Zeit und demzufolge auch Projektkosten.