onboarding ab vertragsunterschrift: die drei phasen des onboardings digitalisieren

Etwas aufgeregt stellt sich Ihr neuer Mitarbeiter um zehn Uhr morgens bei der Rezeption vor. Die Vorfreude überwiegt, denn er ist bereits im Vorfeld mit informativen Materialien auf seinen ersten Tag vorbereitet worden. Die Belegschaft ist seit neun Uhr im Büro und das morgendliche Gewusel hat sich gelegt. Gespannt wartet man auf den neuen Kollegen, der Kaffee ist gekocht und alle Login-Daten stehen bereit... Das ist es, das klassische Beispiel, dass den meisten HR-Führungskräften vorschwebt, wenn sie an das perfekte Onboarding denken. Nur ist es das wirklich –perfekt? Ja – und Nein. 

Unser Mitarbeiter erlebt gerade einen wichtigen Teil des Onboarding-Prozesses. Echtes Onboarding geht jedoch deutlich über diese „erste Orientierung“ hinaus. Das erfolgreiche „an Board nehmen“ setzt sich aus drei Phasen zusammen, in denen die Voraussetzungen geschaffen werden, um Integration und Produktivität des neuen Mitarbeiters optimal zu fördern. Es geht also um die Prozesse der ersten Wochen und Monate in einem neuen Job. Dank digitaler Tools können Personalverantwortliche diese einzelnen Abläufe besser steuern: von der Vorbereitung, über die Begrüßung und Orientierung bis hin zur Integration in das Unternehmen.

drei phasen des onboarding

1

das preboarding – vorbeugen ist besser als heilen:

Die Vorbereitungszeit startet direkt nach Vertragsabschluss mit der Übermittlung aller notwendigen Informationen. Was beinhaltet das? Ein persönlicher Ansprechpartner wird festgelegt, die Kollegen werden informiert, der Arbeitsplatz vorbereitet und Schulungen organisiert. Mit digitalen Tools können Sie die Abläufe des Preboardings vereinfachen, zum Beispiel indem Sie digitale Checklisten erstellen. Einmal definiert, können Sie diese für jede Neueinstellung wieder aufrufen und nach jeder Einarbeitung Verbesserungen hinzufügen.

2

orientierung – der erste eindruck muss stimmen:

Die Orientierung beginnt, wie in unserem Beispiel, am ersten Arbeitstag. Ein herzliches Willkommen, unterstützende Tools, ein voll ausgestatteter Arbeitsplatz: hier zählt der erste Eindruck. Die meisten Arbeitnehmer bemängeln bei der Einführung, dass weder Kollegen, noch Arbeitsplatz vorbereitet sind. Schnell fühlt der oder die „Neue” sich alleingelassen. Um dies zu vermeiden, sollte ein Kollege bereitstehen, um dem neuen Mitarbeiter Wertschätzung entgegenzubringen. Digitale Tools entlasten den Ansprechpartner und machen den Neuzugang zudem noch weniger abhängig. Desweiteren helfen einheitliche Leitfäden oder Checklisten, hinterlegt im Intranet, Struktur in den Onboarding-Prozess zu bringen. So behalten alle Beteiligten den Überblick über den Status der Einarbeitung und der Neuzugang weiß, was er in den ersten Tagen zu tun hat.

3

integration – „werde teil des teams”:

Zu diesem Zeitpunkt sollte der neue Mitarbeiter im Team angekommen sein. Er hat sich inzwischen eingerichtet und kann seine Fähigkeiten in das Unternehmen einbringen. Nun kann der Lernprozess beginnen – Schulungen und Trainings sind wesentliche Bestandteile des Onboarding und E-Learning-Module eine einfache, praktische Lösung. Die Module können individuell gewählt und ergänzt werden, so dass sie zu jedem Kandidaten passen.

Mehr Struktur und Orientierung bei weniger Aufwand
Digitalisierung