self-services als möglichkeit, personalverantwortliche zu entlasten und die mitarbeiterzu­friedenheit zu steigern

Der umständliche und zeitraubende Weg kann bei Mitarbeitern sowie Personalverantwortlichen für Frust und Unzufriedenheit sorgen. Schließlich gibt es für Angestellte häufig vereinbarte Ziele, an denen ihre Erfolge gemessen werden. Unproduktive Zeit für Verwaltungsaufgaben ist hier ein großes Hindernis.

Zudem sind wir es aus dem privaten Umfeld gewohnt, auf Informationen jeglicher Art schnell und einfach zugreifen zu können. Die Antwort ist im World Wide Web meist nur einen Klick entfernt. Diese Erwartungshaltung übertragen wir deshalb automatisch auf unseren Arbeitgeber. Schwerfällige, langatmige Prozesse, bei denen wir auf die Zuarbeit anderer angewiesen sind, stoßen deshalb immer weniger auf Akzeptanz, wenn wir genau wissen, dass es theoretisch auch anders geht.

Und das tut es auch, und zwar nicht nur theoretisch. Immer mehr Unternehmen bieten sogenannte Self- Service-Portale für ihre Mitarbeiter an.

dokumente schnell und einfach austauschen – über self-service-portale

In Cloud-basierten Self-Service Portalen lassen sich alle relevanten Daten und Dokumente zur Verfügung stellen, sodass Mitarbeiter direkt eigenständig darauf zugreifen können und ihnen der Weg über die HR-Abteilung erspart bleibt. Ganz gleich, ob es um das letzte Zwischenzeugnis geht, Gehaltsnachweise des vergangenen Jahres, die für die Steuererklärung benötigt werden, oder Formulare, die der Mitarbeitende benötigt, im Portal kann für jeden Mitarbeiter das bereitgestellt werden, was er benötigt.

Auch die Kommunikation in die andere Richtung ist mithilfe von Self-Service-Portalen kein Problem: Der Mitarbeiter kann Dokumente wie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen mit wenigen Klicks hochladen sowie seine Daten, z.B. eine neue Bankverbindung oder Telefonnummer, ganz einfach über das Portal selbst anpassen.

Dem Magazin Harvard Business Review zufolge reduzieren sich die Unternehmenskosten für die Bearbeitung von Anfragen um etwa 90 %, wenn diese nicht mehr telefonisch oder per E-Mail beantwortet werden, sondern die Option besteht, ein Problem selbstständig über ein Self-Service-Portal zu lösen.

startklar ohne datenmigration

Das Portal wird ganz einfach über die vorhandenen Systeme, wie etwa die HR-Software, Archive oder andere Systeme, gelegt und greift auf die definierten Dokumente, die dort abgelegt sind, zu. Es ist also keine Datenmigration erforderlich. Die Dokumente werden im Portal zur Verfügung gestellt, ohne dass der Benutzer eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf das ursprüngliche Ablagesystem hat. Damit werden keine zusätzlichen Accounts nötig und unnötige IT-Kosten sowie Administrationsaufwand vermieden. Außerdem müssen die relevanten Dokumente nicht in ein weiteres System, also das Portal, hochgeladen und damit in mehreren Systemen gepflegt werden, sondern es steht eine einzige „Single Source of Truth“ zur Verfügung, also nur ein Datenbestand, mit dem alle arbeiten.

Hierbei bieten Portale genaue Berechtigungskonzepte, um zu gewährleisten, dass ein Mitarbeiter nur auf die Daten und Dokumente zugreifen kann, die für ihn bestimmt sind und Regularien zum Datenschutz eingehalten werden. Während sensible Dokumente wie Gehaltsabrechnungen nur von dem Mitarbeiter, den sie betreffen, abgerufen werden können, können beispielsweise Arbeitszeugnisse auch für Vorgesetzte freigegeben werden.

Durch die direkte Zugriffsmöglichkeit werden die Prozesse deutlich vereinfacht und verkürzt. Das spart wertvolle Zeit sowohl für die Personalverantwortlichen als auch Mitarbeiter. Auch die Problematiken, die durch Home-Office und Unterschiede in den Arbeitszeiten sowie verschiedene Standorte entstehen, sind hinfällig, denn das Cloud-basierte Portal sorgt für die Verfügbarkeit an jedem Ort und zu jeder Zeit – sogar über Landesgrenzen und Zeitzonen hinweg.

Der Zugang erfolgt mittels Single Sign-On über bestehende Mitarbeiterkonten wie Microsoft Active Directory oder LDAP. Für Mitarbeiter, die über keinen solchen Account verfügen, kann ein Benutzerkonto für das Self-Service-Portal erstellt werden, ohne einen teuren Microsoft Account kaufen zu müssen. Damit können auch Mitarbeiter ohne Rechnerarbeitsplatz problemlos einbezogen werden. Der Zugriff auf das webbasierte Portal kann über jedes Endgerät erfolgen, auch über private Smartphones.

Die bessere Einbindung dieser Angestellten sowie die Modernisierung des Prozesses insgesamt kann die Mitarbeiter-Zufriedenheit maßgeblich steigern. Man begegnet stärker den Anforderungen der Digital Natives und präsentiert sich als moderner Arbeitgeber.