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moderne arbeitsweisen und ihr einfluss auf die arbeit der hr-abteilung

Unsere Arbeitsweise hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Während früher größtenteils ein starres 9-to-5-Modell in Verbindung mit einer Anwesenheitspflicht im Büro vorherrschte, bewegen wir uns heute immer stärker in Richtung einer flexibleren und mobileren Art und Weise zu arbeiten. Für viele von uns bietet sich mittlerweile die Möglichkeit, den Laptop ganz einfach von zu Hause aus anzuschalten und das häufig sogar zu der Uhrzeit, zu der wir uns am produktivsten fühlen. Die Pandemie-Zeit hat diese Tendenz nochmals deutlich verstärkt. Vielen Arbeitgebern ist währenddessen klar geworden, dass sie diese Arbeitsweisen unterstützen müssen. Zudem gehören diese flexiblen Arbeitsmodelle für jüngere Mitarbeiter der Gen. Z  heute zur Normalität – Stichwort „New Work“.

New Work steht für ein neues Verständnis von Arbeit in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung. Zu den zentralen Werten von New Work zählen Freiheit, Selbständigkeit und Teilhabe an der Gemeinschaft. Praktische Beispiele für neue Arbeitsformen sind Coworking-Spaces, Remote-Arbeit, Freelancing, der 6-Stunden-Tag etc.

Doch Home-Office und flexible Arbeitszeiten bringen nicht nur Vorteile mit sich. Denn wo räumliche und zeitliche Grenzen überwunden werden müssen, erfüllen altbewährte Arbeitsprozesse für die Arbeit im Team plötzlich nicht mehr unsere Anforderungen. Das betrifft Abstimmungen, die sich deutlich länger hinziehen können, wenn Teamkollegen nicht zu denselben Zeiten arbeiten, aber auch die gemeinsame Arbeit mit und an Dokumenten muss durch die räumliche Trennung neu gedacht werden. Diese Entwicklung zieht sich über alle Fachabteilungen von Unternehmen hinweg und macht auch vor dem HR-Bereich nicht halt. Insbesondere der häufig ohnehin schon lange Kommunikationsweg zwischen Mitarbeitern und ihren HR-Managern wird nochmals deutlich erschwert.


Zum Tagesgeschäft einer jeden HR-Abteilung gehört es, mitarbeiterbezogene Daten und Dokumente zu verwalten und zu pflegen. Einen nicht zu unterschätzenden Teil ihrer Arbeitszeit sind Personalverantwortliche damit beschäftigt, diese aktuell zu halten und Mitarbeiteranfragen hierzu zu bearbeiten. Das können zum Beispiel Anpassungen der Personalstammdaten sein, bei denen es durch Umzug, Heirat oder Bankwechsel Veränderungen gibt, aber auch deren Bereitstellung – und auf der anderen Seite die Annahme und Ablage von Dokumenten, wie Gehaltsnachweise, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen und ähnliches.



zeitfresser im hr-tagesgeschäft: verwaltung und pflege von mitarbeiterdaten und -dokumenten

Der gängige Weg führt Mitarbeiter mit Anliegen dieser Art meist direkt zur Personalabteilung und das auf verschiedenen Kommunikationswegen:

  • telefonisch
  • per Mail
  • auf dem Postweg
  • persönlich
  • über Messenger-Dienste

Dies geschieht nicht nur gelegentlich, sondern gerade bei größeren Betrieben mit vielen Mitarbeitenden in der Regel täglich mehrfach. Das ist nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, für welche Vielzahl von Daten und Dokumenten eine Personalabteilung verantwortlich ist. Zum einen werden die eingangs erwähnten Personalstammdaten und -dokumente wie Adress- und Kontaktdaten, Arbeitsverträge, Krankenversicherungsnachweise, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse oder Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen hier verwaltet. Zum anderen sind Veränderungen durch Umzüge, Entfristung, beim Familienstatus oder Versicherungswechsel hierbei nicht unüblich und ziehen häufig einen Rattenschwanz an Verwaltungsaufwand nach sich. Aber auch nicht-personenbezogene Dokumente liegen im Verantwortungsbereich der Personalabteilung. Das können etwa Informationsdokumente wie Unternehmensrichtlinien, Formulare oder Anträge sein.


Hier den Überblick zu behalten, ist für den Personalverantwortlichen keine leichte Aufgabe. Denn die Dokumente sind häufig an verschiedenen Orten abgelegt, z.B.:

  • in der papiernen oder digitalen Personalakte
  • in Ordnern auf dem Rechner
  • in Archiven 
  • in EDV-Systemen

Das richtige Dokument oder den richtigen Datensatz zu finden, kann also einen großen Rechercheaufwand bedeuten.


Es ist ein nicht zu unterschätzender Zeitaufwand mit Mitarbeiteranfragen an die HR-Abteilung verbunden. Dieser wird durch Home-Office und flexible Arbeitszeiten noch verstärkt. Wenn Mitarbeiter und HR-Manager nicht zur gleichen Zeit am gleichen Ort arbeiten, kommen Liege- und Versandzeiten bei den Anfragen on top, sodass es gut und gerne einige Tage dauern kann, bis dem Mitarbeiter das benötigte Dokument zur Verfügung steht. Bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen kann sich der Prozess sogar noch verlängern.



weniger zeit für die kernaufgaben

Dieser Zeitaufwand für das scheinbar banale Tagesgeschäft im HR-Bereich ist gravierend, denn er konsumiert wertvolle Kapazitäten, die für die Kernaufgaben der Personalverantwortlichen fehlen: das Recruiting sowie die Personalbetreuung und -entwicklung. Eine aktuelle Untersuchung vom Bundesverband der Personalmanager zeigt, dass sich gerade durch die Pandemie-Zeit die Prioritäten der HR-Abteilung verschoben haben. Während Recruiting und Personalentwicklung zuvor noch die beiden Fokusthemen waren, müssen sich Personalverantwortliche zwangsläufig mit der Arbeitsorganisation und Prozessdigitalisierung sowie einem anderen Verständnis von Arbeit bei jüngeren Generationen auseinandersetzen.

Quelle

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sollten die Besetzung von vakanten Stellen und das Halten guter Mitarbeiter jedoch oberste Priorität für das HR-Team haben, denn auf dem heutigen Bewerbermarkt ist es eine besondere und zeitintensive Herausforderung, passende Fachkräfte zu finden und auch zu behalten.

Auch aufseiten der Mitarbeiter kann die Zeit, die für die Kommunikation mit den Personalverantwortlichen verwendet wird, um sich zu Datenanpassungen und Dokumentenbedarf abzustimmen, sicher effektiver genutzt werden.

Das Anfragen und Recherchieren von Dokumenten und Daten ist also für beide Seiten ein unnötiger Zeit- und Ressourcenfresser, der letzten Endes das gesamte Unternehmen ausbremsen kann, da Mitarbeiter und HR-Abteilung von ihren Kernaufgaben abgehalten werden.



herausforderungen beim umgang mit personalstammdaten und -dokumenten 

Doch natürlich hat es seine Gründe, dass die Kommunikation über diesen Weg läuft: Gerade in der Personalabteilung liegen eine Menge sensibler Daten, wie z.B. Gehaltsabrechnungen oder persönliche Daten der Mitarbeiter, die unter den Vorgaben der Regularien zum Datenschutz behandelt werden müssen. Eine strenge Kontrolle über den Zugriff ist deshalb unvermeidlich.

Nicht nur aus Datenschutzgründen, sondern auch aufgrund von Lizenzkosten ist der Zugriff häufig limitiert. Dies betrifft Daten und Dokumente in Systemen, wie ERP-Systeme, etwa SAP, für die es oft nur eine begrenzte Anzahl von Accounts gibt, um IT-Kosten gering zu halten. Wer also nicht in Abteilungen arbeitet, die aktiv und viel mit betroffenen Systemen arbeiten, wird nicht auf Daten zugreifen können, die dort abgelegt sind, sondern muss einen Umweg über andere Abteilungen gehen.

Gerade in produzierenden Unternehmen kommt erschwerend hinzu, dass nicht alle Mitarbeiter einen Rechner-Arbeitsplatz haben (z.B. LKW-Fahrer). Diese haben also nicht einmal die Möglichkeit, ihre Ansprechpartner per E-Mail oder Messenger zu kontaktieren, sondern müssen den altmodischen Weg über das Telefon oder den persönlichen Kontakt nehmen.

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