Owning Your Brand’s Social Community Drives More Shoppers and Sales
mitarbeiter-verantwortung stärken, zeit und kosten sparen: employee und manager self service macht’s möglich
Digitale Self-Service-Anwendungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter und Führungskräfte einen Großteil der HR-bezogenen Aufgaben selbstständig bearbeiten können und viele Prozesse automatisiert ablaufen. Dabei bezeichnet Employee Self Service (ESS) Anwendungen, die alle Mitarbeiter eines Unternehmens unterstützen, während sich Manager Self Service (MSS) speziell an Führungskräfte richtet. Zu den typischen Prozessen, die Self-Service-Anwendungen unterstützen, gehören die Verwaltung persönlicher Daten, das Anstoßen und Freigeben von Genehmigungen sowie HR-Routineaufgaben wie das Eintragen von Arbeitszeiten und das Melden von Krankheitstagen.
Wo Unternehmen in der Vergangenheit Personalprozesse papierbasiert oder per E-Mail-Kommunikation abwickelten, stehen HR-Organisationen heute webbasierte und mobile IT-Lösungen zur Verfügung, mit denen sich ein erheblicher Teil der Routineaufgaben digitalisieren lässt. Das entlastet Personalabteilungen und spart Kosten. Gleichzeitig schätzen vor allem jüngere Mitarbeiter-Generationen, die in einer digital vernetzten Welt aufgewachsen sind, die Möglichkeiten der Selbstverwaltung.
Personalabteilungen, die ihre Abläufe auf Basis von SAP managen, können ihr SAP-System mit den Business Packages SAP ESS (Employee Self Service) und SAP MSS (Manager Self Service) erweitern. SAP ESS ist eine webfähige Anwendung, in der Mitarbeiter alle relevanten Personaldaten selbstständig verwalten und HR-Prozesse wie das Stellen von Anträgen initiieren können. SAP MSS ermöglicht Managern eine konsolidierte Sicht auf alle Verantwortungsbereiche und Führungsaufgaben, so zum Beispiel das Managen von Zielvorgaben und Fördermaßnahmen. Damit erweitern die Business Packages SAP ESS und MSS den SAP-Standard um Self Service-Funktionen, die HR-Abteilungen bei der Digitalisierung ihrer Aufgaben und Workflows effektiv unterstützen.
1
employee self service:
Employee Self Service (ESS) ermöglicht Mitarbeitern, über digitale Self-Service-Anwendungen personenbezogene Informationen zu verwalten, Genehmigungsprozesse zu initiieren und Entwicklungspläne zu managen.
2
manager self service:
Manager Self Service (MSS) richtet sich an Führungskräfte und unterstützt diese in der effizienten Ausübung ihrer Managementaufgaben – vom Erteilen von Genehmigungen bis hin zur Gestaltung von Entwicklungsplänen für ihre Mitarbeiter.
3
SAP ESS:
SAP ESS ist Teil der HR-Lösungen SAP Human Capital Management (HCM) und richtet sich an alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Mit SAP ESS können Mitarbeiter unter anderem Urlaub beantragen, Reisekosten abrechnen und ihre Gehaltsabrechnung einsehen – alles integriert in SAP.
4
SAP MSS:
SAP MSS basiert ebenfalls auf SAP HCM und ist das Gegenstück zu SAP ESS. Es richtet sich an Führungskräfte, die Zugriff auf alle relevanten Personaldaten ihrer Abteilung haben und unter anderem Genehmigungen erteilen, Vergütungen managen oder ihren Personalbedarf planen können.
"die bereitschaft der mitarbeiter, aktiv im prozess mitzuarbeiten, ist höher, wenn sie einfach zu bedienende apps an die hand bekommen"
Im Experten-Interview berichtet Florian Cordes, Sales Expert für den Bereich SAP Human Capital Management bei easy, von der wachsenden Verantwortung des HR-Bereichs für den Unternehmenserfolg und welche Rolle Employee und Manager Self Service für die Stärkung der Eigenverantwortung der Mitarbeiter spielt.
easy: Das Personalwesen in Zeiten der Digitalisierung steht vor einer Reihe neuer Aufgaben. Was sind die größten Herausforderungen?
Cordes: Wir beobachten drastische Veränderungen im HR-Bereich, die sich auf mehreren Ebenen abspielen. Mit dem Eintritt jüngerer Mitarbeiter in die Arbeitswelt und dem Einsatz neuer Technologien und Kommunikationskanäle verändert sich die Erwartungshaltung an das Personalwesen. HR entwickelt sich von einer passiven Backoffice-Abteilung zu einem strategischen „Enabler“, der stärker in den Mittelpunkt der Unternehmen rückt. Das ist eine sehr positive Entwicklung, weil es der HR-Funktion die Bedeutung gibt, die sie verdient. Gleichzeitig stehen Personalabteilungen vor der Herausforderung, viel stärker strategisch zu arbeiten und Unternehmensziele mitzugestalten. Der „War for Talents“ ist in vollem Gange und geeignete Mitarbeiter sind rar. Die Erkenntnis, dass jeder einzelne Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg beiträgt und wertvolles Kapital ist, setzt sich durch. Daher verliert der administrative Charakter des HR-Bereichs an Bedeutung, während Aufgaben wie Mitarbeiterentwicklung, Förderung von „High Potentials“ und Nachfolgeregelungen immer wichtiger werden. Dennoch müssen auch die administrativen Aufgaben irgendwie erledigt werden.
easy: Wenn Sie uns Ihre Idealvorstellung von modernen Personalprozessen skizzieren würden, wie sähe diese aus?
Cordes: Im Grunde genommen geht es darum, Standardprozesse möglichst einfach, schnell und intuitiv zu gestalten, um effizienter in der Personalarbeit zu werden. Wenn es uns gelingt, administrative HR-Aufgaben zu automatisieren, bleibt mehr Zeit für die wichtigeren Aufgaben wie Talent-Management und Recruiting. Die Voraussetzung dafür ist einerseits Digitalisierung – in einem modernen Personalprozess gibt es keine durch Excel-Tabellen und Papierdokumente verursachten Medienbrüche mehr. Andererseits müssen wir die aktive Beteiligung von Mitarbeitern an Personalprozessen fördern und fordern.
easy: Employee und Manager Self Service wird als Schlüssel für mehr Flexibilität in der Personalarbeit und für die Entlastung von HR-Abteilungen gesehen. Was sind die größten Vorteile?
Cordes: Die Bereitschaft der Mitarbeiter und Führungskräfte, im Prozess mitzuarbeiten, ist höher, wenn sie einfach zu bedienende Benutzeroberflächen und Apps an die Hand bekommen. Dann entstehen für alle Beteiligten klar erkennbare Vorteile – eine Win-Win-Situation! Mit Employee und Manager Self Service werden Personalprozesse schneller und effektiver, weil die beteiligten Personen gemeinsam an einem Vorgang arbeiten und der Status jederzeit für alle transparent ist. Das wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus, weil sie von passiv Betroffenen zu aktiv Beteiligten werden. HR-Mitarbeiter haben mehr Raum für strategisches Arbeiten, weil nicht mehr alle Aufgaben allein auf ihren Schultern lasten. Und im Unternehmen stärkt es den Teamgedanken und fördert die Weiterentwicklung der Arbeitskultur in Richtung „New Work“ – das ist unter „Employer Branding“-Aspekten sehr spannend. Damit Employee und Manager Self Service in der Praxis funktioniert, müssen HR-Prozesse allerdings sehr sauber definiert und in die zentralen IT-Systeme integriert sein.
easy: Die IT-Systeme für Personalfunktionen sind in vielen Unternehmen über Jahre hinweg gewachsen. Wie lassen sich HR-Anwendungen um Employee und Manager Self Service erweitern, ohne bereits getätigte Investitionen über Bord zu werfen?
Cordes: Unternehmen, die ihr Personalwesen auf Basis von SAP betreiben, haben die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung von Employee Self Service. Sämtliche Personal-Stammdaten sind in SAP gespeichert, alle Mitarbeiter haben Zugriff auf SAP und sind den Umgang damit gewohnt. Allerdings hat SAP HCM einige digitale Lücken, die sich mit Add-ons von spezialisierten und erfahrenen Anbietern wie EASY SOFTWARE schließen lassen. Unternehmen, die eine On-Premise-Lösung von SAP HCM im Einsatz haben, sollten sich mit dem Gedanken beschäftigen, gegebenenfalls den Einsatz der SAP Cloud Platform für ESS- und MSS-Szenarien prüfen.
