Raus aus dem Rechnungsdschungel: Ordnung und Übersicht, Nachvollziehbarkeit und Automatisierung gehören zu den zentralen Eigenschaften der digitalen Eingangsrechnung. Am Ende des Tages steht ein definierter Prozess mit klaren Verantwortlichkeiten zur Bearbeitung, Prüfung, Freigabe sowie Verbuchung – der große Unterschied: Von nun an verläuft alles automatisiert und klar strukturiert.
das digitale gedächtnis
Das „zentrale Gedächtnis“ zeigt alle eingegangenen Rechnungen. Die autorisierten Personen informieren sich hier über:
Welche Rechnungen sind in der Prüfung/Freigabe?
Wer bearbeitet gerade eine bestimmte Rechnung?
Natürlich sind dies allesamt zentrale Informationen für eine erfolgreich vorausschauende Liquiditätsplanung. Natürlich gehört zu einer Rechnung eine Historie. Wer hat die Rechnung wann freigeben? Die gegebene Transparenz sorgt für ein geordnetes Eskalations-Management. Dies ist auch in rechtlicher Hinsicht von Relevanz.
für den schnellen überblick – die suchfunktion
Vorbei sind die Zeiten, in denen autorisierte Mitarbeitende nach Eingangsrechnungen in Aktenstapeln suchen mussten. Mühsam und zeitintensiv war gestern. Heute führt die easy Invoice Suchfunktion schnell zum Ziel: Die Volltextsuche erzeugt anhand von Suchkriterien Ergebnislisten, von denen aus Absprünge zum Ziel und bei entsprechender Berechtigung auch die Bearbeitung möglich ist.
rechtliche aspekte & compliance management
Als Unternehmen müssen Sie beim Rechnungseingang eine Vielzahl gesetzlicher Regelungen beachten und zahlreiche Vorgaben erfüllen. Eine Software für die Rechnungseingangsverarbeitung unterstützt Sie bei diesen Aufgaben. Beispiele gefällig?
HGB §§ 238, 235, 257, 261; AO z. B. §§ 90, 145, 146, 147, 148
UStG §§ 14, 14b, 27, 27b
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung, Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
kundenstimmen aus erfolgreichen easy invoice-projekten
„Durch easy hat sich die Zeit zur Bearbeitung des Rechnungseingangsprozesses um 40 Prozent verringert und der Freigabeprozess funktioniert reibungsloser als je zuvor.“
gegenübergestellt:
manuelle rechnungsverarbeitung vs. digitale eingangsrechnung
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung im Vergleich zum manuellen Vorgehen bringt Ihnen klare Vorteile: Sie ist schneller, transparenter – unterm Strich warten finanzielle Vorteile.
Quelle: BMI / Goethe Universität – Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung, 2013
