das zusammenspiel zwischen invoice und erp-system
Laut eines internationalen Marktreports (publiziert von Billentis, Juni 2015) erzielen elektronische Rechnungsverarbeitungsprozesse im Vergleich zu papierbasierten Prozessen Kostensenkungen von 50 bis 80 Prozent. Investitionen in die elektronische Rechnungsverarbeitung können daher häufig schon innerhalb von sechs Monaten wieder eingespielt werden.
effizienz entsteht aus automatisierung
Erst im Zusammenspiel mit ERP-Systemen bringt eine Eingangsrechnungslösung die gewünschte Leistung in punkto Automatisierung. Denn: Durch den automatischen Abgleich mit Stammdaten wird eine hohe Erkennungsgenauigkeit erreicht. Informationen werden mit Stammdaten (z.B. Informationen über den Kreditor) sinnvoll ergänzt und die Datenqualität signifikant gesteigert.
Eine moderne Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt in der Regel eine standardisierte Anbindung an gängige ERP-Systeme, von SAP über Microsoft-Dynamics NAV hin zu Sage und vielen anderen mehr. Zusätzlich können Rechnungen automatisch mit im ERP-System hinterlegten Bestellungen und Wareneingängen (Lieferscheinen) abgeglichen werden, um den Prüfungsprozess für den Sachbearbeiter bestmöglich zu unterstützen.
aus der praxis:
der rechnungseingang als wettbewerbsvorteil
Die Loparex Germany GmbH entwickelt und produziert innovative Spezialfolien für den Konsumgütermarkt und für die Industrie.
schlank und schnell: easy invoice im vetrieb
Die damalige Rechnungsverarbeitung fand in mühevoller Kleinarbeit statt - eine Situation mit großem Optimierungspotential. So begab sich die Loparex Germany GmbH auf die Suche nach einer Software-Lösung zur automatisierten Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung. Gesucht und gefunden: Mit easy invoice verarbeitet die Loparex Germany GmbH nun seit vielen Jahren erfolgreich weit über 20.000 Rechnungen pro Jahr – mit automatisierten Workflows, stets revisionskonformer Archivierung und motivierteren Mitarbeitenden.
resümee
„Wir sind sehr zufrieden. Im Einführungsprojekt und in der Weiterentwicklung hat alles funktioniert“, so das Fazit von Christian Wallon. „Mit easy invoice haben wir große Verbesserungen bei den Durchlaufzeiten, der Transparenz und der Fehlerquote erzielt. Wir verfügen auch ohne Papierarchiv über eine revisionssichere Ablage. Die Effizienz im Rechnungswesen und in den beteiligten Abteilungen ist enorm gestiegen. Und schließlich hat die weitgehende Abschaffung manueller Tätigkeiten gemeinsam mit klaren Prozessen die Mitarbeitermotivation spürbar verbessert. Unsere Rechnungsbearbeitung ist damit schneller und leistungsfähiger denn je. easy invoice hat sich schnell amortisiert.“
aus der praxis:
20.000 eingangsrechnungen – flexibel über 16 standorte
Hama zählt zu den weltweit führenden Partnern des Handels. Zubehör für Digitalfotografie, Smartphones, Computer u.v.m sollen stets schnell im Handel ankommen. Zurzeit beschäftigt Hama 2.500 Mitarbeitende rund um den Globus in 16 Niederlassungen.
mehr sicherheit in zeiten des wachstums
Bei der Hama GmbH & Co KG gehen an normalen Tagen rund 3.500 Pakete allein vom Hauptsitz im bayerischen Monheim raus – im Weihnachtsgeschäft können es bis zu 10.000 sein. Kurze Lieferzeiten sowie eine optimale Bevorratung sind für das stark wachsende Unternehmen ein Muss. Daher soll auch die Eingangsrechnungsverarbeitung wie auch der interne Belegworkflow schnell vonstattengehen.
Dafür setzt das Unternehmen auf Lösungen von easy. Denn bei Hama greifen mitunter komplexe und individuelle Genehmigungsregeln. Während teilweise Eingangsrechnungen bis zu einem gewissen Betrag vom Empfänger unmittelbar freigegeben werden dürfen, sind in anderen Fällen – vor allem bei höheren Beträgen – gleich mehrere Freigaben notwendig.
Dank easy Software profitiert Hama von einer Vielzahl automatisierter Prozesse im Eingangsrechnungs- und Belegwesen. Rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Konzern nutzen die Lösungen.
resümee
„Wir haben uns mehrere Anbieter angeschaut und schnell herausgefunden, dass easy am besten zu unseren konkreten Anforderungen passte. Wir sind zunächst mit easy archive inklusive der Scanlösung easy Capture gestartet und haben anschließend easy DMS und easy invoice eingeführt.“ „Nur wenige Monate lagen zwischen Vertragsunterzeichnung und dem Go-Live.“ Anna Regler, International Process Management Vertrieb, Hama GmbH & Co KG
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