two of a kind - ZUGFeRD & XRechnung
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung und des Rechnungsempfangs sind mittlerweile bei vielen Unternehmen angekommen. Zwei Rechnungsformate dominieren dabei das Geschehen. Eines vorweg: Ihre Lösung sollte beide Formate unterstützen.
ZUGFeRD 2.1.1 – für den b2b-bereich
Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ein gemeinsames, übergreifendes Format für elektronische Rechnungen erarbeitet: ZUGFeRD. Beginnend im Jahr 2014 mit Version 1.0, befindet sich die Entwicklung des Formats mittlerweile bei ZUGFeRD 2.1.1 (seit 01.07.2020).
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat erlaubt es, Rechnungsdaten in strukturierter Weise in einer PDF-Datei zu übermitteln – und diese ohne weitere manuelle Schritte auszulesen und zu verarbeiten. Als solches stellt ZUGFeRD ein hybrides Format dar. So besteht eine Rechnung aus zwei Teilen: zum einen aus dem menschenlesbaren PDF-Teil der Rechnung und zum anderen aus dem XML-basierten, maschinenlesbaren Teil.
Das ZUGFeRD-Rechnungsformat wurde unter Beteiligung von Unternehmen aus der Automobilindustrie, dem Einzelhandel, dem Bankensektor, der Software-Industrie und auch aus dem öffentlichen Sektor erarbeitet.
XRechnung – für den b2g-bereich
seit 2020 bei rechnungen über 1000 eur pflicht
Seit November 2018 greift die EU-Richtlinie (2014/55/EU) über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Zunächst verpflichtend für Bundesministerien und Verfassungsorgane, stehen seit Ende 2019 auch alle anderen Bundesstellen und öffentlichen Auftraggeber in der Pflicht. Spätestens ab 27. November 2020 tritt ergänzend für alle Lieferanten an den Bund die Verpflichtung in Kraft, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben – eben als XRechnung – bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Nur nebenbei: Ab 2020 werden Rechnungen über 1000 Euro an Behörden nur noch elektronisch angenommen.
Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat – somit maschinenlesbar und sehr gut zu verarbeiten. Die XRechnung gründet auf der europäischen Norm EN169331. Diese Norm wurde im Zuge der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) entwickelt. Jeder EU Mitgliedsstaat muss eine eigene Spezifikation erarbeiten: die sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification).
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