die elektronische rechnungsverarbeitung
Keep it simple - wechseln Sie den manuellen Prozess zur Rechnungserfassung durch einen elektronischen Workflow.
Das Ergebnis: Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung ist sauber strukturiert und der Prozess effektiv abgebildet – so entsteht Transparenz.
am anfang steht die elektronische rechnung
Ganz gleich, ob diese Rechnung auf Papier oder z. B. per E-Mail mit PDF-Anhang ins Unternehmen gelangte: Alle Rechnungen werden von nun an elektronisch erfasst, ihre Daten ausgelesen und digitalisiert weiterverarbeitet. Das ist die Basis des neuen Systems zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Darauf bauen auch die folgenden Schritte für automatisierte Rechnungserfassung auf. Wichtig an dieser Stelle: Bereits hier muss die Rollenverteilung innerhalb der beteiligten Fachabteilung klar definiert sein. Wer hat Zugriff auf die Daten? Welche Berechtigungen werden an welche Personen vergeben? So entsteht ein praktikabler, klarer Workflow.
von nun an: klar & digital
Nach Rechnungseingang folgt das vollautomatische Auslesen wichtiger Daten: Anschließend wird die Rechnung in der Software der Buchhaltung zugeordnet. Die dort zuständigen Personen erhalten automatisch eine Benachrichtigung – sind also über den Rechnungseingang informiert und können über die Freigabe entscheiden. Der Prüfvorgang nimmt seinen Lauf. Sollten für diesen Prozessschritt wichtige Personen krank sein oder sich im Urlaub befinden, sorgen Vertreterregelungen und abgestufte Eskalationsmechanismen dafür, dass die Bearbeitung nicht ins Stocken gerät.
eingangsrechnungsformate
- Papierbasierte Rechnungen
- E-Mails mit PDF-Anhang
- XRechnung
Unterstützung des ZUGFeRD-Standards: Ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen, das sich für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern nutzen lässt. Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
