die digitale personalakte
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, bietet sich die digitale Personalakte an. Mit der richtigen Software für SAP werden alle Daten und Dokumente zu einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin in einer digitalen Akte gebündelt, und zwar direkt am SAP-Stammsatz. Damit ergeben sich eine Vielzahl von Vorteilen für die tägliche Arbeit der Personalverantwortlichen:
standortunabhängigkeit
Durch die digitale Bereitstellung ist der Zugriff unabhängig von Zeit und Ort direkt über SAP möglich. Damit entfallen Versandzeiten und ein paralleles Arbeiten mit Dokumenten ist kein Problem mehr. Auch der mobile Zugriff über das Smartphone oder Tablet ist möglich, indem die Akte webbasiert auf Basis von SAP Fiori / HTML5 bereitgestellt wird.
auffindbarkeit und transparenz
Mit der Digitalisierung der in der Personalakte abgelegten Dokumente gehört die manuelle Suche nach bestimmten Unterlagen der Vergangenheit an. Moderne Softwarelösungen verfügen über eine praktische Volltextsuche, die, basierend auf Meta-Informationen, das gewünschte Dokument im Nu zur Verfügung stellt.
berechtigungskonzept
Klar definierte Zugriffsrechte gewährleisten, dass jeder nur die Informationen sehen kann, die für seine Augen bestimmt sind. So kann man z.B. Führungskräften Einsicht in die Personalakten ihrer Mitarbeitenden gewähren, wobei jede Aktivität automatisch protokolliert wird. Das garantiert volle Transparenz. Die Zugriffsrechte sind über das SAP Rollen- und Rechtemanagement bis auf die Ebene einzelner Dokumente steuerbar.
DSGVO-konformität
Zum Schutz der in der Akte hinterlegten Daten machen Gesetze wie die DSGVO strenge Vorgaben. Durch automatische Prozesse im Hintergrund, die das Einhalten von Aufbewahrungs- und Löschfristen sicherstellen, ist der Datenschutz sowie DSGVO-Konformität gewährleistet.
flexible prozesserstellung
In der Personalakte lassen sich nicht nur wichtige mitarbeiterbezogene Daten und Dokumente ablegen, sondern auch damit verbundene Prozesse abbilden. Die digitale Abbildung dieser Arbeitsschritte beschleunigt diese und schafft eine hohe Transparenz für alle Beteiligten. Mit dem richtigen Tool lassen sich Workflows ohne großen Aufwand aufsetzen und jederzeit anpassen, um z.B. Genehmigungsprozesse zu steuern.
easy hr in einer minute
easy hr speichert jedes Dokument und jede Personalakte datenschutzkonform. Fragen Sie Ihre easy Expertinnen und Experten!
personalprozesse individuell und flexibel digital abbilden
Im Zusammenhang mit Personaldokumenten fällt eine Vielzahl von Prozessen an, die es zu managen gilt. Das kann beispielsweise das Erstellen neuer Arbeitsverträge sein, das Genehmigen von Gehaltserhöhungen oder das Erzeugen von Arbeitszeugnissen. Die Abbildung dieser Prozesse in SAP Business Workflows ist jedoch komplex und deshalb nur über eine Programmierung oder zusätzliche Non-SAP-Tools möglich, die jedoch aufgrund des SAP-Lizenzmodells sehr teuer sind.
Wenn Veränderungen im Prozess auftreten, sind diese in der Regel nicht ohne Programmieraufwand umzusetzen, sprich: Man benötigt entsprechende Kenntnisse im Unternehmen oder ist auf einen externen Dienstleister angewiesen.
Moderne Tools zur Prozessgestaltung wie easy Process2Design ermöglichen Ihnen, Prozesse ohne Programmierkenntnisse direkt im Fiori Launchpad zu erstellen und anzupassen. Das umfasst strukturierte Workflows, Adhoc-Workflows, Checklisten sowie webbasierte Formulare. So lassen sich ganz einfach Dokumente erzeugen, direkt in der Personalakte ablegen oder löschen. Die benötigte Prozessplattform ist mit SAP Business Workflows bereits vorhanden, sodass Ihre Workflows direkt im SAP-System ablaufen.
Insgesamt entstehen durch die Digitalisierung der Personalakte also schlankere, effizientere Prozesse in der HR-Abteilung, die die administrative Tätigkeit der HR-Mitarbeitenden reduzieren. Damit schaffen Sie freie Kapazitäten für wichtige strategische Aufgaben und ermöglichen gleichzeitig weitere digitale HR-Geschäftsprozesse auf Grundlage der digitalen Akte in SAP.
Die Gründe, die für die digitale Personalakte sprechen, sind also vielseitig. Ein weiteres Argument ist, dass die digitale Personalakte mit der richtigen Vorbereitung schnell und unkompliziert eingeführt werden kann. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung setzen Sie das Projekt im Handumdrehen um. Wichtig ist, sich für die Vorbereitung ausreichend Zeit zu nehmen, um zu verhindern, dass die User in Ihrem Unternehmen die Akte nicht optimal nutzen oder nicht akzeptieren.
