schritt 2 & 3: anbieter auswählen & dokumente digitalisieren
schritt 2: anbieter auswählen
Bei der Auswahl der passenden Lösung, bietet es sich an, einen Anbieter auszuwählen, der bereits am Markt etabliert ist. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Kriterien, die die Software erfüllen sollte:
Bietet die Software eine Volltextsuche?
Werden geltende Datenschutz-Vorgaben wie die DSGVO erfüllt?
Verfügt die Lösung über eine optimale SAP-Anbindung und ist sie von SAP zertifiziert?
Lassen sich Prozesse problemlos einbinden sowie individuelle Workflows abbilden?
Verfügt die Software über ein Berechtigungskonzept?
Können Änderungen in der Oberfläche ohne Programmierung durchgeführt werden?
Eine Lösungsdemo sowie ein Workshop werden Ihnen Sicherheit geben, den richtigen Anbieter gefunden zu haben
schritt 3: digitalisierung der dokumente
Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, geht es im nächsten Schritt darum, Ihre papierbasierten Dokumente zu digitalisieren und für die digitale Personalakte vorzubereiten.
Optimalerweise haben Sie bereits während der Bestandsaufnahme entschieden, welche Bestandsdaten digitalisiert werden sollen und welche nicht. Wenn nicht, sollten Sie das nun nachholen. Je nach Umfang kann die Digitalisierung der Bestandsdokumente ein zeitintensives Unterfangen sein, das Sie in die Hände eines Dienstleisters legen sollten. Wichtig ist, hierbei die automatische Volltextindizierung nutzen, um später die Suche nach dem Dokument zu ermöglichen.
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