schritt 4 & 5: einführen, evaluieren & optimieren



  • Implementieren der digitalen Akte
  • Regelmäßiges Überprüfen & Anpassen
  • Zeit und Kosten sparen, Transparenz erhöhen

schritt 4: einführen der digitalen personalakte

  • Implementierung und Konfiguration 
    Die digitale Personalakte wird von Ihrem Lösungsanbieter implementiert und entsprechend Ihren Anforderungen konfiguriert. Dabei werden die vorab digitalisierten Dokumente in die entsprechenden Akten eingebracht und Registern zugeordnet. 
  • Kommunikation 
    Grundsätzlich gilt bei der Einführung neuer Tools, dass eine zeitgerechte und klare Kommunikation die Akzeptanz der neuen Software deutlich erhöht. Stellen Sie deshalb sicher, dass Ihre Mitarbeitenden rechtzeitig über die Einführung und die damit verbundenen Veränderungen informiert werden. Dies gilt nicht nur für die Personalverantwortlichen, sondern für die gesamte Belegschaft, da auch diese von den neuen Prozessen betroffen sein wird. 
  • Schulung 
    Damit die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen, die mit der digitalen Personalakte arbeiten werden, auch mit dem System umgehen können, sollten sie umfassend geschult werden. Gerade zu Beginn ist in der Regel sinnvoll, dass das Ihr Lösungsanbieter übernimmt.

schritt 5: fortlaufendes evaluieren und optimieren 

Die Einführung der digitalen Personalakte ist damit abgeschlossen. Trotzdem sollten Sie die Ergebnisse, die die digitale Personalakte und damit verbundene Prozesse liefern, regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen. Die Mitarbeitenden einzubeziehen, die mit der Personalakte arbeiten, ist dabei sehr hilfreich. 

Auf Basis der digitalen Personalakte lassen sich weitere Personaltätigkeiten digitalisieren und automatisieren, wie etwa das Erstellen von Arbeitszeugnissen oder das Bereitstellen eines Self-Service-Portals für Mitarbeitende. Es lohnt sich, regelmäßig zu überprüfen, wo es Potenzial zur Optimierung von Personalprozessen gibt, da Sie so nicht nur Personalverantwortliche entlasten, sondern auch Zeit und Kosten einsparen sowie die Transparenz erhöhen.

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